Risikominimierung leicht gemacht – Compliant auf Dienstreise

Dienstreisen sind aus arbeitsrechtlicher Sicht natürlich spannend – oftmals wird jedoch die sozialversicherungsrechtliche Komponente sträflich vernachlässigt. Sozialversicherungsrechtliche Compliance auf Dienstreisen ist aber schnell hergestellt – ein Quick Win in der Risikominimierungsstrategie mittels A1-Formular!

Infolge eines regen Austausches aus dem HR Bereich wurde ich mit der Frage konfrontiert, wie wir denn die A1 Formulare handhaben würden. Jetzt sagt mir A1 natürlich etwas, da ich seit Jahren auch im Entsendungsmanagement tätig bin, aber so ganz genau verstand ich die Brisanz der Frage dann auch wieder nicht. Da ich ins operative Doing nicht involviert bin, startete ich also eine kurze Recherche – und konnte schlussendlich einen weiteren (bis dahin unbekannten) Punkt auf unserer Risikominimierungs-Liste (die es in der Form ja auch nicht gibt – keine Panik!) erledigen. Ich gestehe – es muss nicht alles eine Raketenwissenschaft sein, auch diese Quick Wins sind immens zufriedenstellend!

Mit Recht Reisen

Nun kurz zur Theorie: 

Auf die korrekte Begriffsbestimmung gehe ich gerne ein andermal ein – lasst uns heute der Einfachheit halber beim Terminus Dienstreise bleiben! Es ist mir klar, dass ich wohl Seiten damit füllen könnte, aus unterschiedlichsten Rechtsbereichen die Begriffe Dienstreise und Entsendung abzugrenzen. Dies spare ich mir heut – es geht ja um ein Quick Win!

Die Dienstreise sei also so grob definiert, dass ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers seinen gewöhnlichen Arbeitsort verlässt um andernorts seiner Arbeitsverpflichtung nachzukommen. Dienstreisen –  im Speziellen Auslandsdienstreisen – sind (wie so oft in diesem Bereich) nicht nur arbeitsrechtlich interessant, sondern bringen auch ggf. steuer- und sozialrechtliche Folgen mit sich. 

Arbeitsrechtlich ist bei Dienstreisen grundsätzlich weiterhin das Recht des Heimatstaates anzuwenden – allerdings unter Berücksichtigung der jeweils zwingenden Normen des Einsatzstaates (Beispiele hierfür wären Mindestlohn, Arbeitszeitbestimmungen etc.) – darüber aber gerne ein andermal ausführlich. 

Steuerrechtlich möchte ich hier nicht ins Detail gehen, sondern lediglich hier auf die zu genau dem Zweck abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen verweisen, die gerade bei kurzen Dienstreisen quasi nie eine Besteuerung im Ausland nach sich ziehen. Einzig bei Vielreisern, welche oftmals im Jahr in dasselbe Land reisen, sei auf die 183 Tage verwiesen, nach deren Überschreitung doch eine Steuerpflicht im Ausland entstehen kann – rückwirkend ab dem 1. Tag wohlgemerkt! 

A1 auf Reisen

Der kurze Exkurs in die allgemeinenen Bereiche der Dienstreise erschien mir sinnvoll, obwohl es vermutlich jene Bereiche sind, die ohnehin im Zusammenhang mit Dienstreisen üblicherweise beachtet werden. Gerne vergessen wird jedoch der dritte Rechtsbereich in diesem Bunde: das Sozialrecht!

Seit Inkrafttreten der EU-Verordnung (EG) 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit und der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. September 2009 zur Festlegung der Modalitäten für die Durchführung der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 ist ein Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeitern bei Dienstreisen innerhalb der EU/EWR bzw. Schweiz eine Bestätigung über eine aufrechte Sozialversicherung im Heimatland mitzugeben. Diese Bestätigung wird in Form des sogenannten A1-Formulars von der Gebietskrankenkasse ausgestellt und ist bei jeder Reise ins EU/EWR-Ausland (inklusive Schweiz) – unabhängig von deren Dauer, also ab dem 1. Tag der Reise – mitzuführen.

Für Reisen in Länder, mit denen Österreich ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, werden ebenfalls entsprechende Formulare durch die Gebietskrankenkasse ausgestellt und sind diese bei entsprechenden Dienstreisen in diese Länder ebenfalls mitzuführen. (Weiterführende Informationen findet man auf der Website der Österreichischen Sozialversicherung ↵)

Welche Risiken minimieren wir eigentlich?

Jetzt wird es interessant: Es ist nämlich tatsächlich so, dass – sofern im Falle einer Kontrolle kein A1 Formular und damit eine aufrechte Sozialversicherung in einem anderen Mitgliedsstaat nachgewiesen werden kann – das Sozialversicherungsrecht des aktuellen Tätigkeitsstaat (Staat, in den die Dienstreise führt) als anwendbar gelten und für die Dauer der Dienstreise die dort gültigen Sozialversicherungsbeiträge an den jeweiligen Sozialversicherungsträger abgeführt werden müssten. In der Sozialversicherung wird nämlich grundsätzlich an den Ort der erbrachten Tätigkeit abgestellt (Beschäftigungslandprinzip oder Territorialprinzip). Dafür ist es unerheblich, wo der Sitz des anstellenden Unternehmens ist – maßgeblich ist der Tätigkeitsstaat. Unionsrecht oder bilaterale Abkommen schaffen jedoch Ausnahmen zu diesem Territorialprinzip, um eben dieses “SV-hopping” zu vermeiden. Kann jedoch wie erwähnt der Nachweis einer aufrechten Sozialversicherung nicht erbracht werden, wird das Tätigkeitsland gerne eigene Beiträge zur Sozialversicherung vorschreiben. 

In der Praxis kann das A1-Formular unter Umständen – zB. wenn nachgewiesen werden kann, dass eine Ausstellung des A1 Formulars vorab aufgrund der Unverzüglichkeit des Reiseantritts nicht möglich war – allerdings nachgereicht werden und sind dann auch keine ausländischen Sozialversicherungsbeiträge fällig. 

Nicht zu vernachlässigen ist allerdings die Tatsache, dass in manchen Staaten das nicht-Mitführen des A1-Formulars jedoch mit einer Verwaltungsstrafe belegt sind, die auch bei nachträglicher Rückabwicklung der Sozialversicherung (nachträgliches Beibringen des A1-Formulars)  bestehen bleibt. 

A1 in der Praxis

In meiner täglichen Praxis wurde ich tatsächlich noch nicht mit Kontrollen bezüglich A1 Formular konfrontiert, bzw. hatte ich noch keine derartigen Themen am Tisch. Allerdings ist gerade bei Baustelleneinsätzen das A1-Formular standardmäßig mitzuführen, wie auch beispielsweise die Lohnunterlagen etc. Die bestehende Sozialversicherung wird wohl in diesem Zusammenhang mitkontrolliert – ich gehe jedoch davon aus, dass bei den meisten Unternehmen, welche Baustelleneinsätze haben, das A1-Formular im Hinblick auf Finanzpolizeiliche Kontrollen kein Problem darstellen. 

Gerüchteweise hört man jedoch immer öfter auch von Überprüfungen bei der Einreise in Länder – davon sind auch “Büro-Dienstreisende” (Verkäufer, Einkäufer, etc. deren Dienstreise nicht auf Baustellen und Montageplätze führt) betroffen. 

Da das A1-Formular über die GKK – so unsere Erfahrung – sehr unbürokratisch beantragt und ausgestellt werden kann, gilt bei uns nunmehr die Vorgabe: “Keine Reise ohne A1!”. 

Grundsätzlich sollte das jeweilige A1-Formular für die konkrete Reise ausgestellt werden – dieses Vorgehen empfiehlt sich auch bei länger andauernden oder häufigeren Reisen in ein konkretes Land. 

Führen Dienstreisen in unterschiedlichste EU-Länder (EWR inkl. Schweiz), kann das A1-Formular mit Gültigkeit für das gesamte EU/EWR-Gebiet sowie die Schweiz für die Dauer von 2 Jahren pauschal ausgestellt werden. 

Long story short

Im Sozialversicherungsrecht gilt primär das Territorialprinzip, wonach der sozialversicherungsrechtliche Anknüpfungspunkt in jenem Land liegt, in dem die Tätigkeit erbracht wird. Dies würde den Abrechnungsaufwand bei Dienstreisen massiv erschweren, weshalb Unionsrecht wie auch nationales Recht oder bilaterale Abkommen geeignete Ausnahmen zum Territorialprinzip geschaffen haben. 

Die EU-Verordnung (EG) 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit und ihre Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 schaffen eine derartige Ausnahme. Bei Dienstreisen innerhalb der EU/EWR sowie die Schweiz kann die Sozialversicherung im Heimatland verbleiben und ist dies mittels sogenanntem A1-Formular der ausländischen Behörde gegenüber bei Bedarf zu bestätigen. 

Kann im Falle einer Kontrolle das A1-Formular nicht vorgelegt werden, stehen unter Umständen hohe Verwaltungsstrafen sowie eine Vorschreibung der im Tätigkeitsstaat fälligen Sozialversicherungsbeiträge im Raum. 

Da das A1-Formular in Österreich in der Praxis ohne erheblichen Aufwand und äußerst rasch ausgestellt wird, empfiehlt es sich, Dienstreisende  des Unternehmens ausschließlich mit A1-Formular auf die Reise zu schicken und die Kollegen dafür zu sensibilisieren. Die Dauer der Dienstreise ist dafür irrelevant.

Aus Sicht der Legal Compliance jedenfalls ein Quick Win, da potentielles Risiko ohne großen Aufwand ausgeschlossen werden kann!

Sie haben weiterführende Fragen zum Thema oder bereits Erfahrungen damit gemacht? Teilen Sie uns diese doch gerne in den Kommentaren mit!